Términos de Uso

VAP.CO S.A.S es una sociedad constituida conforme a las leyes colombianas, con domicilio principal en la ciudad de Medellín que para los efectos se encarga de la comercialización y distribución de productos vaporizadores, sus accesorios y demás elementos que se conecten directamente con el mercado de vaporizadores en general.

Para el desarrollo del quehacer institucional, VAP.CO S.A.S. debe tratar datos personales de los usuarios de sus servicios y las demás personas relacionadas con su actividad, a través de la recolección, el almacenamiento y el uso de datos personales en  cuanto al derecho del consumo y en lo que concierne a la información financiera para la aplicación de créditos con nuestra compañía.

La Política de Tratamiento de Información de VAP.CO S.A.S. se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que alimentan y constituyen las bases de datos personales de VAP. CO S.A.S.

TÍTULO I

PRINCIPIOS

En toda política de tratamiento de datos personales que realice VAP.CO S.A.S. se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:

1.1 Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por VAP.CO S.A.S. , se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

1.2 Principio de finalidad: El tratamiento dado por VAP.CO S.A.S. a los datos personales que trata, obedecen a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.

1.3 Principio de libertad: El tratamiento que realice VAP.CO S.A.S. a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

1.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de VAP.CO S.A.S. debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

1.5 Principio de transparencia: VAP.CO S.A.S. garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.

1.6 Principio de acceso y circulación restringida: VAP.CO S.A.S. garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.

1.7 Principio de seguridad: VAP.CO S.A.S. implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.

1.8 Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de VAP.CO S.A.S. se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

TÍTULO II

ESTRUCTURA DEL REGIMEN GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN VAP.CO S.A.S.

Responsable del tratamiento, para efectos de la presente política, VAP.CO S.A.S. siendo una Institución de comercialización y distribución de productos vaporizadores, sus accesorios y demás elementos que se conecten directamente con el mercado de vaporizadores en general, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Colombia, representada legalmente por su gerente general, será la responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos a las que se le realice un tratamiento por VAP.CO S.A.S. o por cada uno de los encargados que la entidad designe.

Encargado del Tratamiento: Para efectos de la presente política, serán encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de VAP.CO S.A.S. , La dirección de atención al usuario, cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las sedes y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en la presente política.

VAP.CO S.A.S. establece como canal de comunicación entre los encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de VAP.CO S.A.S.

TÍTULO III

TRATAMIENTO

3.1 Finalidad del Tratamiento de los Datos:

El responsable del Tratamiento y/o el encargado del tratamiento de las Bases de Datos mencionadas en la presente política, tratarán los datos personales constitutivos de dichas bases de datos para con las siguientes finalidades:

• Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer institucional de  VAP.CO S.A.S.

• Realizar actividades de demanda inducida, mercadeo, envío de información de cada uno de los programas realizados de acuerdo a los servicios ofrecidos por VAP.CO S.A.S., así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta.

• Mantener un consolidado de la población que recibe los servicios de VAP.CO S.A.S. y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento de la misión institucional.

• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por VAP.CO S.A.S.

• Demás finalidades contempladas en la Política de Tratamiento de Información de VAP.CO S.A.S.

• Mantener los datos personales y sensibles actualizados, con el fin de realizar un correcto trato y  seguimiento, ya sea conservativo, preventivo o correctivo con respecto al consumo, su calidad, su garantía y controlar los índices de satisfacción de nuestros clientes, además de la información de los mismos para el cumplimiento de los fines aquí planteados.

• Por último, con la finalidad de dar opciones de financiación a nuestros clientes, debemos acceder, resguardar y analizar datos de índole financiera, es decir, historial crediticio, capacidad de endeudamiento, reporte a centrales de riesgo, entre otro tipo de datos que sean relevantes para el desarrollo del fin propuesto para con nuestros clientes

3.2 Transferencias y transmisiones para tratamiento por terceros nacionales e internacionales de datos personales suministrados a VAP.CO S.A.S.

La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación incluso de la posibilidad que tiene VAP.CO S.A.S., respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior.

A su vez, VAP.CO S.A.S. se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización y el debido respeto que debe hacerse de la presente política, informando a los terceros que sólo podrán hacer uso de dichos datos y/o información mientras subsista el vínculo legal o contractual con VAP.CO S.A.S. y, única y exclusivamente, para los usos expresamente definidos por ésta.

3.3 Autorización para tratamiento de datos Personales efectuado por VAP.CO S.A.S.

VAP.CO S.A.S. tratará datos personales de personas naturales y jurídicas que expresamente la autoricen de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.

3.4 Tratamiento de Datos Sensibles.

VAP.CO S.A.S., considera que los datos relativos al consumo de vaporizadores y sus posibles efectos legales y en la salud en general de las personas son de carácter sensible y por tanto son protegidos con mayor rigurosidad por parte de las personas que acceden a los mismos en su carácter de ENCARGADOS de manejo de la información.

De todos modos VAP.CO S.A.S. sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. En esta medida, VAP.CO S.A.S. siempre indicará a los titulares de los datos personales cuáles de los datos que busca recolectar, almacenar y usar son sensibles, informándole al titular la facultad potestativa que tiene de suministrarlos o no.

TÍTULO IV

DERECHOS

4.1 Derechos de los titulares de los datos personales.

En armonía con la reglamentación del Régimen General de Datos Personales Colombiano, VAP.CO S.A.S. informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante VAP.CO S.A.S., de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.

• Ser informado por VAP.CO S.A.S. del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.

• Revocar la autorización otorgada a VAP.CO S.A.S. y/o solicitar a la misma que suprima sus datos cuanto se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales y la presente política.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

TÍTULO V

PROCEDIMIENTOS

5.1 Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y/o reclamos.

El Responsable y los encargados del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos tratadas por VAP.CO S.A.S. serán los responsables de la atención de peticiones, consultas o reclamos. Sin embargo y para mayor facilidad de los titulares de datos o sus representantes, VAP.CO S.A.S. designa como canal de comunicación entre el responsable y los encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de VAP.CO S.A.S., quien para efectos del presente documento recae en la gerencia y administración de los puntos de venta.

5.2 Procedimientos para ejercicio de derecho de los titulares de los datos personales.

Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma.

Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

5.3 Procedimiento para conocer los datos personales tratados por VAP.CO S.A.S.

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a VAP.CO S.A.S. y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la institución ha recolectado, almacenado y/o usado.

• El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico admin@tiendavap.com o a la carrera 66ª # 34B-08, Sede Administrativa de VAP.CO S.A.S., teléfono 4483491 de la Ciudad de Medellín, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

• VAP.CO S.A.S. a través, de la Dirección de Atención al Usuario, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida. Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 10 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

5.4 Procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por VAP.CO S.A.S.

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a VAP.CO S.A.S. y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:

1-EL titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

a. La identificación del Titular.

b .La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,

c. La dirección y demás datos de contacto del titular,

d. Asimismo, el titular o su representante deberá acompañar la solicitud con los documentos que corroboren la misma.

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurren dos meses contados a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

2-Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

3-El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, VAP.CO S.A.S. informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

PARÁGRAFO. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

5.5 Procedimiento para revocar la autorización dada a VAP.CO S.A.S. para tratar los datos personales.

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a VAP.CO S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por VAP.CO S.A.S.

5.6 Derecho de Acceso

VAP.CO S.A.S. informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a conocer gratuitamente los datos que de ellos reposen en las bases de datos Tratadas por la institución, por lo menos una vez cada mes calendario o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a las presentes políticas.

TÍTULO VI

VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente política se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

A la presente política se anexan:

• AVISO DE PRIVACIDAD. Para Bases de datos creadas antes de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de VAP.CO S.A.S.

• AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VAP.CO S.A.S. Para Bases de datos creadas después de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de VAP.CO S.A.S.

Dada y publicada en Medellín, a los 22 (veintidós) días del mes de marzo de dos mil diecinueve (2019).

ANDRES FELIPE ZULUAGA ARIAS.

C.C. 1.128.279.830

Representante Legal

VAP.CO  S.A.S

AVISO DE PRIVACIDAD.

Respetado(a) Usuario:

Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, le manifestamos que sus datos se encuentran almacenados en las bases de datos de VAP.CO S.A.S., con el fin de hacerlo partícipe de encuestas para la medición interna de la prestación de servicios, la participación de comités de la Asociación de Usuarios, como también para mantenerlo informado acerca de nuestros servicios y horarios de gestión.

VAP.CO S.A.S. solicita a sus usuarios la autorización para continuar usando sus datos personales disponibles, con fines promocionales e informativos y así mantenerlo actualizado de nuestros servicios.

De acuerdo con nuestra política de tratamiento de datos personales, los medios a través de los cuales hacemos el almacenamiento y uso de los mismos, son seguros y confidenciales, ya que contamos con las herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo, con el fin de asegurar que su información esté almacenada de forma segura, evitando el acceso no autorizado de terceras personas, asegurando la confidencialidad de los mismos.

Ningún dato que haga parte de la historia financiera o de consumo será empleado para efectos de mercadeo o campañas publicitarias, salvo que verse autorización expresa por parte del titular a la empresaVAP.CO S.A.S. solamente empleará los datos personales, en conformidad con lo establecido por la ley.

Finalmente si desea que sus datos sean eliminados de nuestra base de datos, le informamos que debe manifestarlo de forma expresa en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de ésta comunicación, si por lo contrario al cabo de dicho término no hemos recibido de parte suya alguna solicitud de suprimir sus datos; VAP.CO S.A.S., podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos en conformidad con la política de tratamiento de datos y lo expresado en el presente correo.

Atentamente,

ANDRES FELIPE ZULUAGA ARIAS.           

C.C. 1.128.279.830

Representante Legal

De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por el VAP.CO S.A.S. y las demás normas concordantes, a través de las  cuales se establecen disposiciones generales en materia de habeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:

• Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a VAP.CO S.A.S. ,para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales en lo inherente a la información financiera y crediticia que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento y con el fin exclusivo de realizar un estudio de crédito para la apertura una cuenta crédito.
• Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con VAP.CO S.A.S. y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
• En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas de estudio de historial crediticio para apertura de una cuenta crédito entre EL SOLICITANTE Y VAP.CO S.A.S.

• Que se realicen las consultas necesarias en diferentes listas restrictivas o centrales de riesgo.
• Que se realicen las consultas pertinentes con respecto de las referencias bancarias o financieras presentadas en la solicitud de cuenta crédito.

• De igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan:

• Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento en la presente autorización y con los fines establecidos.

Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados, la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por parte VAP.CO S.A.S. compañía que de igual forma dio a conocer su política de tratamiento de uso de datos y las finalidades delimitadas claramente para la presente autorización.

Por lo anterior la presente autorización se otorga  a los 6 (seis) días del mes de Junio de 2018.

Cordialmente,

ANDRÉS Felipe Zuluaga Arias

C.C.1.128.279.830

Representante Legal

VAP.CO S.A.S

Teléfono: 4483491

Dirección: Carrera 66A #34 B -08